如何撰寫產品手冊：2025 年完整指南
一本好的產品手冊不只是說說而已。它可以引導、安撫和授權。
無論您要推出的是智慧型居家設備、醫療工具或 SaaS 平台，您的手冊都應該讓使用者有信心。本指南將教您如何撰寫一份清晰、合法且真正有幫助的產品手冊。
首先，什麼是產品手冊？
產品手冊是一份結構化的文件，說明如何安全地使用、維護和排除產品故障。它也是：
- 許多產業的法律要求
- 建立信任的工具
- 長期支援資產
將其視為您產品的永久服務台。
一碼不靈：常見手冊類型
您的產品可能需要超過一種類型的手冊。
好手冊的剖析
一本精心設計的手冊能提供使用者所需的一切資訊，讓他們能安全且有信心地瞭解、設定及操作產品。雖然格式會有所不同，但所有有效的手冊的核心結構都是一致的。
- 產品總覽- 它是什麼、它有什麼功能
- 規格- 尺寸、電壓、材質
- 安裝說明- 從開箱到即時使用
- 使用步驟- 清楚、以任務為基礎的指示
- 安全資訊- 風險、警告和禁忌
- 維護- 清潔、零件、軟體更新
- 疑難排解- 常見問題的修復方法
每個部分都應該是模組化且可掃瞄的。使用標題、小標題和圖表將複雜的內容分解為明確的動作。
不只是為工程師，也為人類寫作
一本強大的手冊可以滿足使用者的需求。它不會假設使用者是專家，但也不會過度簡化。我們的目標是在真實的情況下支援真實的使用者，不論他們是第一次拆開產品的包裝盒，或是在壓力下嘗試修復某樣東西。事先詢問幾個簡單的問題有助於您撰寫出自然、清晰且真正有用的說明。
- 誰在使用？(初學者？實戰專家？)
- 他們需要做什麼？
- 他們何時會讀到？(開箱期間？危機中？)
然後調整語調、結構和細節程度。
✅ 好例子：
按下電源按鈕直到螢幕亮起。約需 5 秒鐘。
❌ 榜樣不佳：
透過長時間的觸控介面接觸（約 5 秒）接合電源模組，啟動裝置開機。
即使是技術文件，視覺效果也很重要
視覺化讓複雜的資訊更容易理解。它們可以幫助使用者快速遵循說明、減少錯誤並闡明原本需要長時間解釋的步驟。在高壓力的情況下，例如組裝、安裝或故障排除，良好的視覺效果可以節省時間，避免挫敗感。
使用：
- 顯示元件的爆炸圖
- 截圖顯示介面步驟
- 安全或警告圖示
- 疑難排解表
故障排除樣本表
清晰的風格指引
保持簡單：
簡潔有助於使用者快速理解說明，尤其是在安裝產品、遵循步驟或在壓力下解決問題時。清晰的書寫風格可減少混亂，並確保讀者可立即採取行動，而無須重讀句子或解碼技術性語言。
- 使用短句（12 到 18 個字）。
- 每段堅持一個觀點
- 使用第二人稱：您，而非使用者
使用一致的格式：
提高可讀性的設計原則
手冊的視覺設計對於使用者能否快速瞭解並遵循說明起著重要的作用。整潔、易讀的版面設計可建立信任感，並協助使用者保持方向，尤其是在處理新產品或在壓力下排除故障時。這些原則讓您的手冊感覺現代、易於閱讀且容易瀏覽。
- 使用左對齊文字，而非對齊
- 選擇高對比的顏色
- 標題或步驟避免使用大寫
- 圖表周圍留白
為直接跳過行動的使用者新增「快速入門」區段。
避免這些常見的手動錯誤
即使是用意良好的手冊，如果包含不必要的複雜性或忽略關鍵資訊，也會變得難以使用。注意這些常見的陷阱，可以幫助您建立更清楚、更安全、更可靠的文件，讓真實使用者在真實情境中使用。
🚫太多術語- 定義必要的術語或使用淺白的語言
🚫省略安全資訊- 如果使用者受傷，您要負上責任
🚫視覺效果不佳- 一張模糊的照片沒有幫助
🚫沒有版本控制- 手冊要隨時更新日期和版本
法律與法規要點
根據您的產品和市場，您可能需要遵守以下規定：
請確定您的手冊包含：
- 適當的安全標籤
- 語言翻譯
- 無障礙格式 (例如大字體、螢幕讀者就绪)
撰寫產品手冊的常見問題
產品說明書應該有多長？
盡可能簡短，必要時也要盡可能長。專注於任務，而非功能。
我可以使用哪些工具來撰寫？
使用結構化的撰寫工具，例如 Pergamon、MadCap Flare 或 Confluence。
是的。語言、電氣標準和安全規則的差異需要進行本地化。
需要領先一步嗎？
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