如何撰寫使用手冊：附有範例的完整指南 (2025)
用戶手冊是您不在時產品的代言人。
無論您是在建立應用程式、推出智慧型家庭裝置或推出數位服務，您的手冊都能幫助人們正確地完成工作，而不會致電支援人員或在挫折中放棄。
本指南將教您如何撰寫對真實使用者有用的使用者手冊。我們將透過結構、語言、版面設計和範例，幫助人們在第一次嘗試時就取得成功。
什麼是使用手冊？
使用者手冊是一份實用指南，可協助使用者正確且有信心地使用產品。它解釋了如何開始使用、應注意的事項，以及出錯時該如何處理。
這不只是「指示」。它集上線、保證和支援於一身。
使用者手冊的類型
您可能需要其中一個或多個：
超越印刷的思維。優秀的使用者手冊會存在於使用者所在的地方 - 手機、使用者介面或包裝中。
包括的主要元素
每本使用手冊都應該回答四個基本問題。對每個問題進行擴展，可確保讀者能快速瞭解產品、安全地開始使用，並在需要時獲得幫助。
- 這是什麼產品？
- 如何開始使用？
- 可能會出什麼問題，該如何解決？
- 我在哪裡可以獲得幫助或更多資訊？
數位與印刷手冊
大多數的現代化手冊都是數位化的，但印刷品仍有其一席之地。以下是每種手冊的使用時間：
使用 QR 代碼來銜接兩種格式。
如何撰寫一份讓人真正遵循的使用手冊
步驟 1：瞭解您的使用者
瞭解您的使用者是任何有效手冊的基礎。在撰寫任何內容之前，請花一點時間想想誰會仰賴這些說明，以及他們會在什麼情況下使用這些說明。這可協助您塑造出自然、有助益且容易遵循的內容。
- 他們是誰？
- 他們想要完成什麼任務？
- 他們最需要這本手冊的時候是什麼時候？
圍繞要完成的工作而非產品功能來設計您的內容。
步驟 2：掃瞄結構
大多數使用者不會從頭到尾閱讀手冊。他們會在不同的章節之間跳躍，尋找他們當時所需要的資訊。一本好的手冊可以讓內容容易被發現、瀏覽和執行，從而支援這種行為。
使用：
- 標題和副標題
- 編號的行動步驟
- 比較表格
- 注意的圖示 (⚠, 💡, ✅)
步驟 3：像指南而非教科書一樣寫作
一本好的手冊給人的感覺就像是來自一位冷靜、知識豐富的同事的指導。手冊的撰寫應該能幫助使用者快速行動，而不會強迫他們解讀複雜的措辭或不必要的細節。這種方法可以建立信任，並讓手冊更容易在實際情況中使用。
- 與使用者對話：您，而非使用者
- 從動詞開始：點選、選擇、滑動
- 避免填充物：基本上(Basically)、為了(In order to)、簡單(Simply)
步驟 4：展示，而不只是告訴
如有可能，請加上：
- 帶呼號的介面截圖
- 附標籤的硬體圖表
- 動態動作的短片或 GIF
良好的視覺效果可以減少字數和挫敗感。
如何為產品撰寫使用手冊（逐步進行）
第 1 階段：研究與規劃
這個階段是整本手冊的基礎。在開始撰寫之前，您需要清楚瞭解產品的運作方式、使用者的使用方式，以及他們的障礙所在。在這個階段進行強力的研究，可以讓後續的撰寫工作更快、更清楚、更準確。
- 訪問產品所有人或支援團隊
- 規劃使用者旅程
- 找出痛點和關鍵任務
第二階段：概述您的內容
使用像這樣的模組化結構：
- 簡介
- 開始使用
- 核心任務
- 常見問題
- 聯絡或支援資訊
跳過冗長的背景故事。以使用者現在的需求為導向。
第三階段：撰寫可執行的內容
很好：
設定 Wi-Fi
移至設定 > 網路。選取您的家用網路，然後輸入密碼。
壞的：
您可以存取網路組態設定來設定 Wi-Fi，系統會提示您輸入憑證。
第 4 階段：新增視覺效果與格式化
內容寫好之後，下一步就是要讓它容易上手。良好的格式可以幫助使用者快速掌握說明、減少認知負荷並防止誤解。視覺上的清晰度與文字本身同樣重要，尤其是當使用者在匆忙中完成任務時。
- 每步一個動作
- 粗體用於 UI 元件和按鈕
- 所有步驟的術語一致
第 5 階段：像使用者一樣進行測試
讓新人試試。他們卡住了嗎？他們在哪裡捲動或略過？
根據回饋進行更新。然後正式發行版本（v1.0、v2.1 等）。
避免這些常見錯誤
使用手冊常見問題
一份使用者手冊應該有多長？
需要多長就有多長，但盡可能簡短。保持以任務為重點。
我應該使用 PDF 格式還是線上格式？
線上格式更具彈性，也更容易搜尋。PDF 適合離線存取或列印。
可能需要。初學者和技術人員可能需要不同程度的詳細說明。
一本專業手冊的成本是多少？
根據篇幅、視覺效果和本地化需求，從 500 英鎊到 5,000 英鎊不等。
👉 從 Pergamon 的使用者手冊範本開始無需從頭開始，即可建立多語言、人性化的文件。
